Cipasa Urbanismo investe em tecnologia para garantir a segurança de documentos e informações

Sistema inteligente implantado pela empresa garante ganho de produtividade e organização

Campinas, 14 de fevereiro de 2023 – Com 31 anos de história e presença em 21 estados, a Cipasa Urbanismo é uma das maiores desenvolvedoras de projetos urbanos no Brasil. Tendo a excelência como uma de suas prioridades, a empresa investe constantemente em tecnologia e na melhoria de seus processos.  Um deles é o sistema inteligente de armazenamento de documentos que garante a segurança da informação, confidencialidade, integridade e credibilidade para seus parceiros de negócio e clientes.

Fazer uma boa gestão de documentos também é um fator decisivo para economizar dinheiro e potencializar as rotinas com organização e produtividade. Levantamento realizado pelo Gartner Group aponta que cerca de 12% dos materiais arquivados não são encontrados na primeira tentativa e que 5% dos arquivos de uma organização são perdidos ou arquivados incorretamente em um dia. Além disso, um funcionário gasta aproximadamente 400 horas por ano buscando documentos arquivados incorretamente.

Para desenvolver um sistema inteligente de armazenamento de documentos, a Cipasa Urbanismo contratou a Prado Chaves, uma empresa do ramo de Gestão de Documentos e Informações que domina o ciclo completo do negócio. A parceira oferece a guarda física, digital, organização de documentos e mídias em geral, além de serviços de digitalização, acesso e consulta de imagens via web.

A gerente da Cipasa Urbanismo e responsável pela gestão inteligente de documentos, Ana Muller, esclarece que todo o processo desenvolvido é integrado aos diferentes sistemas utilizados pela companhia o que garante credibilidade perante os sócios e parceiros, eficiência e acesso em tempo real.

“Além disso, a empresa dá aos seus clientes a segurança de que seus dados pessoais estão armazenados corretamente e dentro do que é previsto pela LGPD”, ressalta.

Outro ponto importante acerca da garantia da segurança da informação é que os processos utilizados permitem medidas para personalizar quem deve ter acesso aos documentos e conteúdos empresariais. Ou seja, é possível criar níveis de acesso, onde somente determinadas pessoas da equipe podem acessar determinado documento.

Para garantir a integridade, confidencialidade e otimização do tempo de procura dos documentos da empresa, organizá-los de forma correta e cautelosa é fundamental. A Prado Chaves utiliza a tecnologia para automatizar a gestão de documentos físicos e digitais, os quais passam pelas seguintes etapas:

Tipificação – Identificação da documentação arquivística, de acordo com os parâmetros que facilitam o entendimento da sua função orgânica, dentro de cada área do conhecimento humano.

Ordenação dos documentos a partir dos melhores métodos para a organização dos documentos: cronológico, alfabético, por assunto, entre outros.

Indexação de documentos, ou seja, a identificação dos assuntos de documentos e sua padronização.

Definição de níveis de confidencialidade com base em diversas análises, como exigências internas da sua empresa, do órgão regulador de seu setor ou ações governamentais (SPED, LGPD, dentre outros).

Verificação do tempo de guarda de acordo com a vigente, ou sua própria tabela de temporalidade.

Documentação dos procedimentos, conceitos, políticas e as etapas do projeto de organização dos documentos, para facilitar a realização das tarefas arquivísticas.